NATURALEZA Y PROPOSITOS DEL PLANEAMIENTO
El Plan, el Planeamiento, la Planificación, acepciones de una misma función, requiere una disposici6n especial, una verdadera vocación, una sólida predisposición, por el arte y la técnica, destinados a seleccionar las mejores alternativas disponibles y los instrumentos idóneos, para establecer un curse de Acción, propulsado por una cadena de decisiones, coordinadas entre sí, procurando lograr objetivos concretes y accesibles, fijando encaminamientos apoyados en la logística, en la estrategia operativa y regulado por un puntual control de gestión.
En realidad todo Plan tiende a neutralizar la espontánea dispersión de esfuerzos y recursos y aunque en la práctica los planes difícilmente se cumplen en su totalidad y en un sentido estricto, esto no puede provocar dudas sobre los beneficios comprobados en la aplicación racional de cualquier método dotado de los componentes y recaudos necesarios en el trazado perspectivo hacia metas fijadas en un futuro desconocido hacia el cual se transitará sistemáticamente.
En este sentido, se deberá contar con la debida prognosis, las presunciones sobre las condiciones operables e hipótesis críticas que podrán enfrentarse en el desarrollo del Plan y sobre la situación aparente que el proceso de cambia natural produzca en los diversos ordenes. modificando sustancialmente las variables previstas y determinando eventuales reajustes en las sucesivas fases de esta función, sin que por ello varíe el sistema.
Así como se conocen diversas definiciones sobre el Planeamiento, también hay variados métodos y fórmulas para su instrumentación práctica, aspecto que en la actualidad es buena medida confiado a la computación, con lo cual se abrevian y se aceleran las sucesivas faces en cualquier sistema que se desarrolle.
En primer término, es conveniente definir que es el Planeamiento y cuales son sus alcances técnicos y entre las numerosas versiones, conviene mencionar la versión expuesta por el especialista estadounidense Dr Aibert Waterston, que expresa:
"Es la manera organizada, consciente y continua, para seleccionar las mejores alternativas y los medies disponibles para lograr determinados objetos o metas específicas".
Desde otro enfoque podemos decir que un plan es: La determinación de cursos de acción tendientes en alcanzar los propósitos previstos en una acción, sobre la base de políticas establecidas y en un tiempo definido.
Para el contexto de las Relaciones Públicas, vale aclarar que el hecho de que una organización cuente con procedimientos propios para planificar la actividad general; sectorialmente se pueden aplicar distintas modalidades o sistemas para planificar su respectiva gestión, siempre que los mismos no colisionen con el Plan Global y sobre todo se respeten los grandes Objetivos y recursos que se establezcan en cada caso.
Así come han variado las estructuras y los procedimientos en las diversas formas de las organizaciones, también el Planeamiento por constituir al fin y al cabo una función política y vertebral, ha ido reajustando sus componentes operativos, para responder a las exigencias de los nuevos roles asumidos por las empresas o entidades modernas.
En este aspecto, los planes sectoriales deben ser diseñados con un sentido amplio de "compatibilización" con otros planes y campañas que desarrollen otras áreas en la misma organización, lo cual promueve una sólida integración, compartiendo realizaciones que responden a los mismos objetivos y metas. Sin que por ello se interfiera o varíen los intereses e incumbencias propias de cada sector.
En la elección de un modelo apropiado para el Planeamiento en Relaciones Públicas, debemos considerar al que en su aplicación contemple como componentes a los distintos componentes naturales de la especialidad, de manera tal que en la operatividad se articulen los mismos con un sentido versátil, simple, dinámico y efectivo.
Como condición fundamental, los organismos internos al elaborar sus propios Planes, Programas y Campañas, deben enmarcarse en dichos Objetivos Generales y tomarlos como referentes en la formulación de los Objetivos Sectoriales y todo cuanto se ejecute o proponga deberá subordinarse a esos grandes propósitos. Finalmente la organización deberá disponer la compatibilización de todos los planes sectoriales y componer con este conjunto el Plan General, cuyo control de gestión evitará luego las posibles colisiones que puedan sucitarse a través de las realizaciones de las respectiva áreas y dispondrá la coordinación necesaria de la labor.
Hecha esta aclaración preliminar, aparentemente obvia aunque también necesaria, iniciemos el desarrollo de este tema sobre el Planeamiento, planteado con especial énfasis para el ejercicio de las Relaciones Públicas pudiendo servir como modelo referencial para cualquier otra disciplina y ser aplicado tal cual se expone o si fuera preciso, complementándolo con otros aportes técnicos de acuerdo con el caso.
Difícilmente se discuta actualmente la necesidad de "planificar" y la controversia gira ahora alrededor de los métodos a ser adoptados para una determinada actividad, por cuanto no es lo mismo planear una obra, una producción o la variedad de programas sectoriales de una organización Cada caso, de acuerdo con su índole y sus alcances, permitirá la aplicación de metodologías técnicamente apropiadas y con el grado de precisión necesario. Lo importante es el marco general que se establezca para la compatibilización con el Plan General de la entidad.
Asimismo, no se trata, vale aclarar, que la organización constituya un mosaico de planes sectoriales, operados a través de estructuras propias e inflexibles, que no permitan los beneficios de eventuales coparticipaciones con otras áreas en desarrollo que ofrezcan un mismo interés y procuren objetivos comunes.
Es importante recordar que precisamente una de las funciones destacadas de las Relaciones Publicas es la propuesta de la "interacción efectiva" de los organismos de una entidad, de manera de robustecer internamente el concepto y el apoyo a la "función institucional" que corresponde a su competencia, lo cual puede hallar un aporte interesante en la incentivación de trabajos conjuntos, tanto ocasionales, como parte de planes estables de distinta dimensión
Por razones prácticas y sin conjugar los aspectos semánticos, utilizaremos come sinónimos a Planeamiento, Planificación, Planes y Planificar; de manera tal de explicitar la función obviando toda rigidez en la aplicación de estos términos, aunque entendiendo a que nos estamos refiriendo. Es también interesante mencionar las apreciaciones sobre el tema por parte del destacado especialista argentino Antonio Federico Moreno, quien definió, en una de sus obras que planear o planificar, en términos generales podría concebirse como el desarrollo de un proceso de toma de decisiones anticipadas y coordinadas entre si, con vistas a alcanzar un objetivo predeterminado.
De esta manera todo el plan se efectúa en contra de la espontánea dispersión, aglutinando esfuerzos y voluntades. Los planes difícilmente se cumplen en su totalidad y en un sentido estricto; esta circunstancia no obstante, no puede provocar dudas ni generar inútiles frustraciones; por el contrario, la existencia misma del plan, nos permite evaluar el grado de desvío en que hemos incurrido con respecto a la meta propuesta y nos proporciona por añadidura la posibilidad de examinar las causas que nos llevaron a la nueva situación, todo lo cual posibilitara la adopción de las correcciones necesarias para lograr el fin deseado.
Convenimos por lo tanto, que el planeamiento es en la práctica "un curso de acción propulsado por una cadena de decisiones" y responde a la formulación común de: Que hacer; Come hacerlo; Cuando hacerlo; Quien debe hacerle; Que medios utilizar para hacerlo...
Una vez tomada la decisión de realizar una campaña determinada, de acuerdo con las orientaciones de la investigación preliminar y el diagnostico; el paso inmediato es precisamente el Planeamiento de dicha actividad, cuyo desarrollo pasara luego a integrar el Plan General área, donde se compatibiliza con otras programaciones. Son diversos los sistemas y métodos que pueden adoptarse para tal fin, lo importante es establecer las secuencias ordenadamente, acompañarlas con los medios y recursos necesarios y establecer los tiempos de ejecución apropiados. Esto debe ser de especial cuidado en el ejercicio de las relaciones públicas, dada la versatilidad de sus actividades idóneas y su permanente adscripción a la fenomenología de los públicos y el mismo contexto, con sus cambios de situaciones y de condiciones operativas.
Como hasta ahora han sido mencionados indistintamente, es oportuno alcanzar cuales son las características propias del plan, del programa, de la campaña y del proyecto, de manera tal de manejar estos términos correctamente, evitando las confusiones corrientes que muchas veces distorsionan los alcances de cada una de estas acciones.
Para facilitar nuestro trabajo y con la licencia del caso, aceptemos el planteo precedente y asignemos atención a las tres clases de Programas o Campañas que formaran parte del Plan
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